Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Nutzung des digitalen Anästhesieprotokolls · Stand: 13. Oktober 2026

§ 1 Anbieter, Geltungsbereich, nur Unternehmer

(1) Anbieter ist Vaydena - Softwarelösungen, Inhaber Karl-Heinz Bicker, Biberstraße 27, 85354 Freising (nachfolgend „Anbieter“). Diese AGB gelten für alle Verträge über die Nutzung des digitalen Anästhesieprotokolls unter anaesthesieprotokoll.vaydena.de (nachfolgend „Dienst“).

(2) Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, insbesondere Arztpraxen, medizinische Versorgungszentren und Kliniken (nachfolgend „Kunde“), die den Dienst im Rahmen ihrer ärztlichen bzw. gewerblichen Tätigkeit nutzen. Verbraucher sind von der Nutzung ausgeschlossen. Der Kunde bestätigt bei der Registrierung seine Unternehmereigenschaft.

(3) Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter ihnen ausdrücklich in Textform zustimmt.

§ 2 Leistungsbeschreibung

(1) Der Dienst stellt im Browser ein digitales Anästhesieprotokoll (Narkoseprotokoll) bereit, in das das Personal des Kunden den Verlauf einer Anästhesie von Hand einträgt (z. B. Stammdaten, Zeiten, Vitalwerte, Medikamente, Atemweg, Zugänge, Ereignisse, Aufwachraum). Der Dienst zeigt den Briefkopf der Praxis und erzeugt daraus ein druckbares Protokoll bzw. ein PDF für die Patientenakte.

(2) Mit dem Finalisieren wird ein Protokoll gegen Änderungen gesperrt; spätere Ergänzungen sind nur als datierter Nachtrag möglich, der ursprüngliche Inhalt bleibt erkennbar. Der Ausdruck trägt eine Prüfsumme über den Inhalt des finalisierten Protokolls. Sperre und Prüfsumme werden auf dem Gerät des Kunden erzeugt; sie sind ein Hilfsmittel und ersetzen keine revisionssichere Archivierung.

(3) Die Eingaben werden ausschließlich lokal im Browser des verwendeten Geräts verarbeitet. Der Anbieter erhält davon keine Kenntnis. An den Anbieter werden nur die Zugangsprüfung und die Zählung finalisierter Protokolle übermittelt (siehe Datenschutzerklärung). Die auf dem Gerät gehaltene Kopie ist eine Arbeitskopie und kein Langzeitarchiv: Sie geht verloren, wenn die Browserdaten gelöscht werden, das Gerät ausfällt oder gewechselt wird.

(4) Der Zugang erfolgt über einen praxisspezifischen Zugangs-Link/Zugangsschlüssel. Der Kunde hält diesen vertraulich und ist für Nutzungen über seinen Zugang verantwortlich. Bei Verdacht auf Missbrauch informiert er den Anbieter unverzüglich; der Anbieter kann den Zugang dann sperren und neu ausstellen.

(5) Der Kunde kann Protokolle als Datei (JSON) auf seinem Gerät sichern und wieder einlesen. Die Datei entsteht ausschließlich lokal und wird nicht an den Anbieter übermittelt. Eine Schnittstelle zu Überwachungsmonitoren, Narkosegeräten oder zu einer bestimmten Praxis- bzw. Kliniksoftware ist nicht Bestandteil der Leistung.

(6) Angaben aus dem digitalen Aufklärungsbogen des Anbieters können per QR-Code oder Datei in das Protokoll übernommen werden. Die Übernahme dient allein der Anzeige und Vorbelegung; der Kunde prüft die übernommenen Angaben.

(7) Der Dienst dokumentiert, was eingetragen wird. Scores und Summen (z. B. Aldrete-Score, PADSS, verabreichte Mengen) gibt er so wieder, wie sie sich aus den Einträgen ergeben; er bewertet sie nicht, löst keine Warnungen aus und schlägt keine Dosierungen, Maßnahmen oder Verfahren vor.

§ 3 Vertragsschluss, Testzeitraum

(1) Der Vertrag kommt mit Abschluss der Online-Registrierung und Zusendung des Zugangsschlüssels zustande.

(2) Wählt der Kunde den kostenlosen Test, kann er den Dienst 3 Tage unverbindlich und kostenfrei nutzen. Danach wird der Zugang automatisch gesperrt; der Vertrag endet, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Kosten entstehen erst, wenn der Kunde selbst auf die reguläre Nutzung umstellt (z. B. über „Auf reguläre Nutzung umstellen“ im Protokoll) oder die sofortige Freischaltung wählt.

(3) Der Zugang gilt zugleich für den digitalen Aufklärungsbogen des Anbieters (aufklaerungsbogen.vaydena.de); für dessen Nutzung gelten die dort veröffentlichten Bedingungen.

§ 4 Nutzungsrechte

(1) Für die Dauer des Vertrags erhält der Kunde das einfache, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht, den Dienst in seiner eigenen Einrichtung für die Dokumentation der dort durchgeführten Anästhesien zu nutzen. Nutzen dürfen ihn die Beschäftigten des Kunden und Personen, die in seinem Auftrag in der Einrichtung tätig sind (z. B. Honorarärztinnen und Honorarärzte).

(2) Soweit beim Aufruf oder beim Hinzufügen zum Startbildschirm Programmteile auf dem Gerät des Kunden zwischengespeichert werden, schließt das Nutzungsrecht diese technisch notwendige Vervielfältigung ein. Alle weiteren Rechte an Software, Gestaltung, Texten und Kennzeichen bleiben beim Anbieter.

(3) Der Kunde darf den Zugang oder den Dienst nicht an Dritte außerhalb seiner Einrichtung weitergeben, vermieten oder als eigenes Angebot bereitstellen, den Dienst nicht über Abs. 2 hinaus vervielfältigen oder bearbeiten, Schutz- und Urhebervermerke nicht entfernen und weder die Zugangsprüfung noch die Fallzählung umgehen oder verfälschen. Die gesetzlich zwingenden Befugnisse nach §§ 69d und 69e UrhG bleiben unberührt.

(4) Die Einträge des Kunden und die daraus erzeugten Protokolle stehen allein dem Kunden zu; der Anbieter erwirbt daran keine Rechte. Briefkopf-Angaben und ein hochgeladenes Logo darf der Anbieter speichern und im Protokoll des Kunden anzeigen, soweit das für die Bereitstellung des Dienstes nötig ist. Der Kunde steht dafür ein, dass er diese Angaben und das Logo verwenden darf.

(5) Verstößt der Kunde schwerwiegend oder trotz Abmahnung gegen Abs. 3, kann der Anbieter den Zugang sperren. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung (§ 8 Abs. 2) bleibt unberührt.

§ 5 Bereitstellung, technische Voraussetzungen

(1) Der Anbieter stellt den Dienst zum Abruf über das Internet bereit. Datenträger, eine Einrichtung vor Ort, Schulungen und individuelle Anpassungen sind nicht geschuldet, soweit sie nicht gesondert vereinbart werden.

(2) Der Kunde benötigt ein eigenes Gerät (z. B. ein Tablet) mit einem aktuellen Browser, den dessen Hersteller noch mit Sicherheitsaktualisierungen versorgt und in dem JavaScript, der lokale Speicher und Service Worker zugelassen sind. Für die Zugangsprüfung, die Fallzählung und Aktualisierungen ist eine Internetverbindung nötig, für den Ausdruck ein Drucker bzw. die PDF-Ausgabe des Geräts. Geräte, Browser, Internetzugang und Drucker stellt der Kunde auf eigene Kosten.

(3) Löscht der Browser Websitedaten selbsttätig (z. B. im privaten Modus oder durch entsprechende Geräteeinstellungen), kann die Arbeitskopie nach § 2 Abs. 3 verloren gehen. Der Kunde richtet seine Geräte so ein, dass das während der laufenden Dokumentation nicht geschieht.

(4) Der Anbieter spielt Aktualisierungen ein, sobald das Gerät den Dienst mit bestehender Internetverbindung aufruft. Ein Anspruch auf Beibehaltung eines älteren Stands besteht nicht.

§ 6 Preise

(1) Die Vergütung beträgt 1,00 € je finalisiertem Protokoll (Fall). Jeder Fall wird über eine Fall-Kennung nur einmal gezählt; Nachträge zu einem finalisierten Protokoll und nicht finalisierte Entwürfe werden nicht berechnet.

(2) Werden für denselben Fall der Aufklärungsbogen und das Anästhesieprotokoll des Anbieters genutzt (Übernahme per QR-Code), wird der Fall nur einmal berechnet.

(3) Es fallen keine Einrichtungs- oder Grundgebühren an. Der Anbieter ist Kleinunternehmer; gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

(4) Preisänderungen kündigt der Anbieter mindestens 6 Wochen vorher in Textform an. Der Kunde kann dann zum Wirksamwerden der Änderung kündigen.

(5) Zur Klarstellung von Abs. 1 gilt für die Zählung: Gezählt wird ein Protokoll, sobald der Kunde es über die Schaltfläche „Finalisieren“ abschließt. Ein Ausdruck über „Drucken / PDF“ vor dem Finalisieren trägt einen Entwurfs-Vermerk und wird nicht gezählt. Erneutes Drucken eines finalisierten Protokolls löst keine weitere Zählung aus.

(6) Abs. 2 setzt voraus, dass der Kunde die Aufklärung über „Aufklärung übernehmen“ per QR-Code oder Datei in das Protokoll übernimmt, bevor er das Protokoll finalisiert. Bogen und Protokoll laufen dann unter derselben Fall-Kennung und kosten zusammen 1,00 €. Ohne diese Übernahme haben Bogen und Protokoll je eine eigene Fall-Kennung; es sind dann zwei Fälle zu je 1,00 €, zusammen 2,00 €. Die Zählung enthält keine Patientendaten; der Anbieter kann getrennte Fälle deshalb nicht nachträglich zusammenführen.

(7) Im kostenlosen Testzeitraum (§ 3 Abs. 2) wird nichts berechnet.

(8) Auf einem Gerät können mehrere Protokolle als Entwurf nebeneinander geführt werden. Jeder Entwurf hat eine eigene Fall-Kennung und wird erst mit dem Finalisieren gezählt. Die Rechnung enthält einen Einzelnachweis, der je abgerechnetem Fall die Fall-Kennung, den Zeitpunkt des Finalisierens und die Herkunft (Aufklärungsbogen, Anästhesieprotokoll oder beides) ausweist. Der Einzelnachweis enthält keine Patientendaten. Die Fall-Kennung steht auf dem Ausdruck des Protokolls; der Zeitpunkt stammt von der Uhr des Geräts.

§ 7 Abrechnung und Zahlung

(1) Abgerechnet wird monatlich nachträglich über die im Abrechnungszeitraum finalisierten Protokolle. Die Rechnung wird per E-Mail bzw. als Link zur Zahlseite übermittelt; der Kunde stimmt dem elektronischen Rechnungsversand zu.

(2) Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug per Überweisung auf das angegebene Konto zu zahlen.

(3) Einwendungen gegen die Abrechnung sind innerhalb von 6 Wochen nach Zugang der Rechnung in Textform zu erheben. Fehlerhafte Rechnungen werden durch eine Stornorechnung (Rechnungskorrektur) mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer korrigiert.

(4) Bei Zahlungsverzug kann der Anbieter den Zugang nach vorheriger Mahnung mit Fristsetzung sperren, bis die offenen Beträge beglichen sind. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Verzugsfolgen.

(5) Der Kunde kann nur mit Forderungen aufrechnen, die unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind. Ein Zurückbehaltungsrecht steht ihm nur wegen Gegenansprüchen aus diesem Vertragsverhältnis zu. Gegenansprüche wegen Mängeln der abgerechneten Leistung bleiben davon unberührt; für die Minderung gilt § 11 Abs. 5.

§ 8 Laufzeit, Kündigung, Vertragsende

(1) Der reguläre Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Er kann von beiden Seiten jederzeit mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende in Textform (z. B. per E-Mail an kontakt@vaydena.de) gekündigt werden.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(3) Bis zum Vertragsende finalisierte Protokolle werden abgerechnet. Mit Vertragsende wird der Zugang gesperrt. Da Patientendaten nur auf den Geräten des Kunden liegen, ist der Kunde selbst für deren Sicherung (Ausdruck/PDF in der Patientenakte) und Löschung verantwortlich; er sichert seine Protokolle vor Vertragsende.

(4) Mit Vertragsende erlöschen die Nutzungsrechte nach § 4. Der Kunde verwendet den Zugangsschlüssel nicht weiter und entfernt die zum Startbildschirm hinzugefügte App samt Arbeitskopien von seinen Geräten, nachdem er seine Protokolle gesichert hat; auf Verlangen bestätigt er das in Textform. Ausdrucke und PDFs, die er während der Laufzeit erzeugt hat, behält er und darf sie ohne Einschränkung weiterverwenden.

§ 9 Verantwortung des Kunden für Dokumentation und Aufbewahrung

(1) Der Dienst ist ein Hilfsmittel zur Dokumentation. Für Inhalt, Richtigkeit, Vollständigkeit und Zeitnähe der Einträge sowie für alle ärztlichen Beurteilungen und Entscheidungen ist allein der Kunde verantwortlich. Der Dienst prüft Einträge nicht auf Plausibilität.

(2) Maßgebliche Dokumentation ist der Ausdruck bzw. das PDF des finalisierten Protokolls in der Patientenakte des Kunden. Der Kunde druckt bzw. speichert jedes finalisierte Protokoll zeitnah, legt es in seiner Patientenakte ab und bewahrt es dort für die Dauer der für ihn geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf (§ 630f Abs. 3 BGB sowie gegebenenfalls abweichende Vorschriften). Der Dienst speichert keine Protokolle beim Anbieter und übernimmt keine Aufbewahrung.

(3) Der Kunde ist für die Einhaltung seiner Dokumentationspflichten (insbesondere § 630f BGB und Berufsrecht), die Sicherheit seiner Geräte (Zugriffsschutz, Gerätesperre, Verschlüsselung des Geräts) und die datenschutzkonforme Nutzung einschließlich der Information seiner Patientinnen und Patienten verantwortlich. Der Dienst speichert die lokal gehaltene Arbeitskopie verschlüsselt; eine vom Kunden eingerichtete PIN bindet den Schlüssel an diese PIN. Das ersetzt die Sicherung der Geräte nicht. Geht die PIN verloren, kann die Arbeitskopie auf dem Gerät nicht wiederhergestellt werden – auch nicht durch den Anbieter; maßgeblich bleibt der abgelegte Ausdruck bzw. das PDF.

(4) Der Kunde prüft vor dem Einsatz, ob Aufbau und Inhalt des Protokolls für seine Verfahren und seine Einrichtung geeignet und vollständig sind. Vorbelegte Auswahllisten (z. B. Medikamentennamen) sind Eingabehilfen ohne Anspruch auf Vollständigkeit.

(5) Der Dienst ist nach seiner Zweckbestimmung kein Medizinprodukt im Sinne der Verordnung (EU) 2017/745 (MDR). Er dient ausschließlich der Erfassung, Darstellung und dem Ausdruck von Angaben, die das Personal des Kunden einträgt. Er wertet diese Angaben nicht medizinisch aus, berechnet keine Risiken oder Dosierungen, überwacht keine Patientinnen und Patienten und gibt keine Empfehlungen zu Diagnose, Therapie oder Narkoseführung. Er ist nicht dazu bestimmt, Alarme oder die Überwachung durch Medizingeräte zu ersetzen.

(6) Namenseinträge und Unterschriftsfelder im Protokoll sind keine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur im Sinne der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS). Der Dienst prüft weder die Identität der eintragenden Person noch schützt er das erzeugte PDF technisch gegen nachträgliche Veränderung. Wünscht der Kunde einen höheren Beweiswert, unterzeichnet er den Ausdruck handschriftlich oder sichert das PDF mit eigenen Mitteln (z. B. revisionssichere Archivierung, qualifizierter Zeitstempel).

§ 10 Verfügbarkeit, Unterstützung

(1) Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit des Dienstes, schuldet jedoch keine bestimmte Verfügbarkeit. Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb üblicher Praxiszeiten durchgeführt.

(2) Das Protokoll kann nach dem ersten Laden auch ohne Internetverbindung genutzt werden. Die Zugangsprüfung und die Fallzählung benötigen eine Verbindung; nicht übermittelte Fälle werden nachgereicht, sobald eine Verbindung besteht.

(3) Der Kunde hält für den Fall eines Geräte- oder Softwareausfalls ein Ersatzverfahren bereit (z. B. Papierprotokoll).

(4) Der Anbieter darf den Dienst weiterentwickeln und ändern, soweit der vertragsgemäße Gebrauch dadurch nicht wesentlich beeinträchtigt wird.

(5) Fragen zur Nutzung und Störungsmeldungen nimmt der Anbieter per E-Mail an kontakt@vaydena.de entgegen. Feste Reaktions- oder Behebungszeiten sowie eine telefonische Rufbereitschaft sind nicht vereinbart.

§ 11 Mängel

(1) Der Anbieter hält den Dienst während der Vertragslaufzeit in einem Zustand, der die in § 2 beschriebene Nutzung erlaubt. Maßstab ist allein diese Leistungsbeschreibung; Angaben auf der Website sind keine Garantien, soweit sie nicht ausdrücklich so bezeichnet sind.

(2) Der Kunde meldet Mängel unverzüglich in Textform an kontakt@vaydena.de und beschreibt sie so, dass der Anbieter sie nachvollziehen kann (Gerät, Browser, Ablauf, Zeitpunkt). Die Meldung darf keine Patientendaten enthalten; Bildschirmfotos sind vorher unkenntlich zu machen.

(3) Der Anbieter beseitigt gemeldete Mängel innerhalb angemessener Frist. Er kann zunächst eine Übergangslösung bereitstellen, wenn sie dem Kunden zumutbar ist. Eine nur unerhebliche Minderung der Tauglichkeit bleibt außer Betracht.

(4) Keine Mängel des Dienstes sind Störungen, die ihre Ursache im Verantwortungsbereich des Kunden haben, insbesondere in Geräten, Browsern, Browser-Erweiterungen, Netzwerk oder Drucker des Kunden, in einer Umgebung, die § 5 Abs. 2 nicht entspricht, im Löschen der Browserdaten oder in einer Nutzung entgegen diesen AGB.

(5) Eine Minderung setzt der Kunde nicht durch Abzug von laufenden Rechnungen durch; sein Anspruch auf Rückzahlung zu viel gezahlter Vergütung bleibt bestehen. Kündigen kann der Kunde wegen eines Mangels außerordentlich erst, wenn der Anbieter ihn trotz angemessener Frist nicht beseitigt hat, es sei denn, eine Fristsetzung ist nach dem Gesetz entbehrlich. Schadensersatz richtet sich nach § 12.

(6) Im kostenlosen Testzeitraum (§ 3 Abs. 2) haftet der Anbieter für Mängel nur, wenn er sie arglistig verschwiegen hat; im Übrigen hat er in dieser Zeit nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten. § 12 Abs. 1 bleibt unberührt.

§ 12 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(3) Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die darauf beruhen, dass der Kunde entgegen § 9 Einträge nicht prüft, finalisierte Protokolle nicht in seine Patientenakte übernimmt oder kein Ersatzverfahren bereithält. Für den Verlust lokal gehaltener Daten haftet der Anbieter nur, soweit der Kunde diese ordnungsgemäß gesichert hat (Ausdruck/PDF).

(4) Die verschuldensunabhängige Haftung für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ist ausgeschlossen.

(5) Soweit die Haftung des Anbieters ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt das auch für die persönliche Haftung seiner Beschäftigten und Erfüllungsgehilfen.

§ 13 Datenschutz, Auftragsverarbeitung

(1) Der Anbieter verarbeitet die Vertragsdaten des Kunden gemäß der Datenschutzerklärung.

(2) Patientendaten verbleiben auf den Geräten des Kunden; der Kunde ist dafür Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Eine Auftragsverarbeitung von Patientendaten durch den Anbieter findet nicht statt.

(3) Soweit die an den Anbieter übermittelten Angaben zur Fallzählung (Praxis-Zugang, zufällige Fall-Kennung, Zeitpunkt) im Einzelfall als personenbezogene Daten anzusehen sind, die der Anbieter im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Sie ist Bestandteil des Vertrags. Auf Wunsch erhält der Kunde eine vom Anbieter unterzeichnete Ausfertigung.

§ 14 Änderungen dieser AGB

Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies für den Kunden zumutbar ist. Änderungen werden mindestens 6 Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gelten die Änderungen als angenommen; auf diese Folge wird in der Mitteilung hingewiesen. Im Fall des Widerspruchs kann jede Partei den Vertrag zum Inkrafttreten der Änderung kündigen.

§ 15 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag Freising.

(3) Vertragssprache ist Deutsch. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags sowie Kündigungen bedürfen der Textform (z. B. E-Mail). Individuelle Vereinbarungen mit dem Kunden gehen diesen AGB vor.

(4) Ist eine Bestimmung dieser AGB unwirksam oder nicht Vertragsbestandteil geworden, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der betroffenen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.